経費精算をIT化して売上アップにつなげる方法

成末：「2つの誤解」が壁になっています。ひとつは、「経費精算システムは経理部門の業務“だけ”を効率化するツール」という誤解。

多くの中小企業では、いつも月末月初になると、現場の社員たちが紙ベースで申請書類を作成、経理に提出。経理が取りまとめて精算業務を行っています。申請をチェックし、誤りがないか確認して、誤った記載がある場合は書類を差し戻し、期日までに取りまとめて、会計システムに登録して──。月末月初の数日は、終電帰りが続いている経理スタッフも多い。

こうした状況を、経営者の方はよくわかっているのだと思います。とはいえ、その業務負荷を軽減するため“だけ”にIT投資を行うのは、「効果が見合わない」と考える方が多いのでしょう。「業務負荷が大きいのはわかる。しかし、経理にかかわるスタッフだけ、月1回の数日間だけの話。月初の激務が一段落したら、飲みに連れていって、ねぎらってやろう」といった感覚なのではないでしょうか。

しかし、経費精算業務のために時間を使っているのは、経理スタッフだけではありません。外回りで交通費の精算額が大きい営業部門を中心に、全社員が月に1回、申請書類を作成するために時間を使っている。平均して、ひとりが1時間ほどかけています。「たかが1ヵ月に1時間」と思うでしょうか。

でも、1年間で12時間です。例えば、営業の方が50名の会社だと1年で600時間。年間25日間分も、すでに終わった活動にかかったコストを計算する、生産性のない仕事のために時間を費やしているわけです。もし、これを営業活動に充てていれば、何件も受注できるはず。経費精算のIT化は、全社の業務効率を上げ、売上を上げるための投資なのです。

原：「経費精算のIT化に、多額の費用が必要になる」という誤解です。

従来は、「経費精算のIT化」というと、「大企業向けのオンプレミスの基幹システムに、経費精算の機能もついている」というケースが多かったので、そのイメージがあるのでしょう。しかも、そのようなシステムの大半は、経費申請の際に、日付や乗降した駅を入力する必要がある。これでは、作業の手間という意味では、エクセルとなんの変わりもありません。経営者の方が投資対効果に疑問を抱くのも仕方のない状況でした。

しかし、今では状況は劇的に変化しています。クラウド型の経費精算システムが登場したからです。たとえば、私たちが提供している『マネーフォワード クラウド経費』。月額の基本料金が500円で、使ったユーザー数に応じて課金されます。少人数の会社で、「先月は5名が経費精算業務にかかわり、今月は8名がかかわった」というケースであれば、先月は2,500円、今月は4,000円の利用料金になります。低コストで、しかもムダがない。これで、経費精算にまつわる業務は劇的に軽減されます。

交通系ICカードやETCの情報を自動的に読み取ってくれるほか、紙ベースでもらった領収書の記載もスマホで写真を撮れば、自動的に読み取ってくれます。「入力」や「転記」という手間が省けるわけです。

「交際費の上限は○○円まで」といった経費についての社内ルールをシステムに登録しておけば、ルールに抵触している場合、申請者にアラートが出るので「差し戻し」にかかわる手間も大きく削減されます。これらにより、経費申請にかかわる業務から解放され、営業は営業活動に専念できます。投資対効果は非常に高いですよ。

原：創業44年のヘアケアメーカービューティーエクスペリエンスさんの事例があります。

従業員数約200名のうち約60名が営業という規模。ヘアサロン向けの商品を展開しており、顧客である美容室は数が多く、どうしても営業の訪問件数は多くなります。その結果、営業の手元には大量の領収書が発生しており、月末には山積みになっていたそうです。それを1枚1枚見ながら経費申請をするため、毎回毎回残業することに。

こうした状況を打破するために『マネーフォワード クラウド経費』を導入しました。営業が経費データを入力する手間が少なくなったのに加えて、スマホアプリを使ってスキマ時間に経費申請ができます。このため、経費精算業務に費やしていた時間を大幅に削減し、営業の残業時間を21％削減することに成功したのです。

成末：ビューティーエクスペリエンスさんの例では、営業部門と経理部門のコミュニケーションが円滑化されるという副次的効果が生まれました。一般的に経費精算のプロセスにおいて、両者は衝突しがちです。経理は「ルールを守って」。営業は「柔軟に対処して」。そんな感情のもつれが、連携するべき時にできない原因になることもあると聞きます。

しかし、経費精算の手間が激減すれば、対立が生まれる余地はなくなります。たとえば営業がお客さまとの交渉の場面で、「例外的な支払い条件にしてくれれば契約してもいい」といわれ、その場で経理部門へ照会し、OKをとりつける。そのスピーディーな対応に相手が感心し、成約にいたる。そんな経営者にとっての理想的な連携ができるようになります。

原：また、ベンチャー企業の事例では、ビズリーチさんのケースがあります。3年前は従業員数300名だったのが、いまでは1,000名超と急成長中です。しかし、その間、管理部門は1名しか増員していません。これを可能にしているのが、ヒトを増やすのではなく、ITによって業務を効率化するという考え方です。『マネーフォワード クラウド経費』の導入によって、従業員数が3倍以上に増えても、経費精算にかかる作業量はほとんど変化せずにすんでいるそうです。

成末：営業を展開するうえで、「誰に対して、どんなコミュケーションをすべきか」わからなかったことです。「ずいぶん基本的なことだ」と思われるかもしれませんが、なにぶんクラウド型の経費精算システムが登場したのはここ数年のこと。まだまだ若い市場です。

このため、当社のサービスの知名度や、IT化のニーズ以前の問題として、「経費精算業務を効率化しなければいけない」という課題感すら一般的でない状況なのです。私が所属する「クラウド経費本部」自体、2017年の12月に立ち上がったばかりの新しい部署ですから。

原：ただし、少しずつ環境はよくなってきています。「働き方改革」の必要性が叫ばれ、経費精算業務で社員が残業している実態にメスを入れる動きが活発化しています。また、テレワークが普及するにつれ、「経費精算のためにわざわざ会社に出てくるのか」といった課題も浮き彫りになってきました。こうしたことで、経費精算システムに注目が集まり始めているのです。

成末：まずは、カスタマージャーニーマップを作成し、顧客となりえるユーザーの行動特性を見える化しました。そのうえで、社内にマーケティング部門やインサイドセールス部門を立ち上げ、プロモーションと営業に注力しています。

しかし、社内リソースには限界があります。、また、組織も新しくBtoBサービスの営業については、ノウハウがあまり蓄積されていません。そのため、自然な流れで『SALES BASE』を活用することになりました。

原：「よくついてきてくれるなぁ」って実感しています（笑）。どういうことかというと、私たちのご依頼内容が頻繁に変更されるのに、『SALES BASE』のオペレーターのみなさんがしっかり対応してくれるのです。

たとえば、昨日まで「どんどんアポを入れてください」と要請していたのに、急に「今日から、確実に成約が見込めそうな案件だけアポを入れてください」といった具合。「人事異動で担当者が変わるので、引き継ぎの時間が必要だから」という、まったくの当社都合。それでも、きちんと対応してくれるのは、本当に助かっています。

成長途上のベンチャー企業では、朝令暮改は日常茶飯事。月単位でねらうリードの対象が変更されることも。それでも対応してもらえるのは、セールスロボティクスさんもまた、ベンチャー企業ということで、通ずるものがあったのかもしれませんね。

成末：アポの質についても「高い」と評価しています。当社で準備したリストに対し、『SALES BASE』でアプローチしてもらい、訪問アポの取得までお願いしています。この際、当社で重要視しているのが、訪問前の仮説の立案です。『マネーフォワード クラウド経費』は、経理部門の業務効率化にも、営業部門の生産性向上にも貢献します。

また、「経費がどのくらい使われているのかリアルタイムで知りたい」という経営者のニーズにこたえるものでもある。そうした各種のベネフィットのどこに重点を置いて話せばいいのか、リード情報をもとに仮説を立てていくわけです。このとき、『SALES BASE』によるリード情報は、仮説立案ができるレベルでのヒアリングをしてくれているので非常に重宝しています。

原：精度の高いヒアリングを実現できているのは、当社とセールスロボティクスさんとの月1回の定期ミーティングが充実していることもあると思います。この際活用しているのが、『SALES BASE』の電話の録音データです。私たち側から受け答えの課題について指摘させていただくこともありますが、私たちがそこから学ぶことのほうが多いです。当社のインサイドセールス部門はまだ立ち上がったばかりですから。

録音を聴いて、現場感をつかみながらヒアリング項目を改善していくことで、より私たちの欲しい情報を入手できるようになってきています。

成末：「経費精算システムは単なる経理部門の効率化ツールではなく、会社全体の生産性向上につながる手段である」ことを伝えていきたいですね。『SALES BASE』は、こうしたプロダクトのもつビジョンを深く理解・共感してくれたうえで、熱意をもってアプローチ相手に伝えてくれる。単なるセールス面のパートナーではなく、世の中を啓蒙していく同志として、とても頼もしく思っています。セールスロボティクスさんと協業することによって、今までにない新しい市場を創造していきたいですね。

原： 中小企業は、従来型のシステムでは、コストが見合わなかったり、システムの恩恵を十分に受けることができないケースも多くあります。一方で、クラウド型のシステムは、小規模からでも気軽に導入して、その効果を実感できるはずです。経費精算システムが持っている価値を、より多くの企業に届けていきたいです。